Gli adeguati assetti visti finora possono raggrupparsi nelle tre categorie ormai note:
Organizzativo: comprende le procedure e gli elementi di diritto che condizionano il processo decisionale. Quest’ultimo deve essere gestito da persone competenti e richiede adeguati organigrammi e mansionari.
Amministrativo: la dimensione dinamico/funzionale dell’organizzazione. All’interno presenta elementi prospettici che definiscono le strategie per i futuri processi decisionali da parte del management.
Contabile: riguarda la parte più operosa e di conseguenza corposa.
Come adeguarsi a livello organizzativo
Il focus del professionista si concentra prima di tutto sulla redazione di un attento organigramma che riporta funzioni e mansionario. Grande importanza viene data a coerenza e veridicità delle informazioni per evitare che personale impreparato sia assegnato a compiti per i quali non è qualificato.
Altro punto importante sono deleghe e procedure. I delegati devono (come sopracitato) essere in grado di gestire le responsabilità del proprio ruolo. Le procedure richiedono certificazioni (ISO), formazione per la concreta messa in opera e vigilanza sull’effettivo rispetto durante l’attività.
Da questo preambolo è possibile definire il risk assessment (valutazione del rischio), un’area fondamentale perché da esso dipende l’intera configurazione del sistema (soprattutto contabile). Una valutazione sommaria tende a generalizzare mentre un’analisi professionale è in grado di definire i rischi specifici in base alla tipologia di attività (un’impresa immobiliare è soggetta a pericoli differenti rispetto a chi si muove, ad esempio, nel settore chimico).
Molti altri aspetti rientrano nell’assetto organizzativo e sarebbe complesso trattarli nel dettaglio (anche in relazione alle righe precedenti). È tuttavia possibile citare materie riguardanti il codice etico, i programmi di compliance, la formazione del personale e la necessità di costruire un efficace sistema di informazione, comunicazione e divulgazione all’interno dell’azienda.
Come adeguarsi a livello amministrativo
L’assetto amministrativo è riconducibile a un sistema di controllo che lavora per conto della governance in funzione delle scelte progettuali future.
I professionisti ragionano dunque in prima battuta sull’analisi del piano finanziario e industriale determinando un budget annuale e forecast (proiezione).
Molta importanza a questo livello ricopre la conoscenza di strumenti e procedure per la gestione integrata:
- Competenza di sistemi informatici per produrre informazioni e gestire flussi di dati.
- Gestione della tesoreria.
- Definizione delle figure appropriate a seguire i clienti (affidamento, customer care e customer satisfaction).
- Creazione di una dashboard delle previsioni (KPI).
Come adeguarsi a livello contabile
L’assetto contabile richiede particolare attenzione perché tratta temi tecnico/operativi multilivello. Risulta perciò fondamentale riferirsi sempre a personale qualificato e formato in materia di:
- Principi contabili di riferimento.
- Procedure per la gestione dei processi contabili (ad esempio le modalità per aprire nuovi sottoconti).
- Contabilità analitica (conoscenza di costi produttivi, margine ottenibile dalla vendita in base al prezzo proposto nei confronti del mercato).
- Reportistica operativa (di matrice industriale).
- Reportistica economico, finanziaria e patrimoniale.
- Analisi degli scostamenti (budget sul report predittivo di vendita a controllo della strada intrapresa in fase decisionale).
- Misurazione delle performance attraverso dashboard professionali.
- Valutazione degli investimenti e del capitale economico (questo permette di evitare investimenti senza una preventiva visione che consideri gli assetti aziendali).
- Gestione e controllo del budget di tesoreria (a dodici mesi introdotto dall’art. 3) necessario per evidenziare la capacità di coprire le uscite nel breve periodo.
Dallo schema è evidente come non sia sufficiente affidarsi esclusivamente al conto economico ma diventi necessario approfondire (ad esempio) stati patrimoniali e rendiconti finanziari, indici di bilancio e analisi per margini, modelli di scoring, diagrammi strutturali e di posizionamento.
Cosa possono fare PMI e MPMI
I soggetti più sensibili agli adeguati assetti sono senza dubbio le PMI e le MPMI (micro-piccola media impresa)perché impreparate a gestire le richieste normative. A tal proposito rivolgersi a professionisti specializzati semplifica il lavoro:
- Identificando obiettivi, programmi (strategie), politiche e standard di prestazione (azioni). Questi devono risultare chiari ad ogni livello indipendentemente da dimensioni aziendali e settore di appartenenza.
- Definendo responsabilità e poteri da attribuire sulla base delle competenze.
- Favorendo la comunicazione interna in relazione a responsabilità, gerarchie, dipendenze e rapporti. Una malagestione di questo punto crea disallineamenti spesso pericolosi per l’impresa.
- Istituendo un sistema di comunicazione basato sul confronto dei risultati effettivi con le previsioni e l’analisi degli scostamenti (effettivo sul previsto).
- Aggiornando periodicamente le procedure interne in linea con mutevolezza e dinamicità dell’azienda.
Il percorso verso l’adeguamento normativo è lungo e complesso. Spesso mancano le competenze e la conoscenza degli strumenti informativi che aiuterebbero molto le imprese a raggiungere gli obiettivi prefissati.
Il primo passo è l’analisi dello stato dell’arte da parte di un professionista nei confronti degli imprenditori. Da qui si concretizza un’immagine dell’azienda che rappresenta il punto di partenza per costruire una relazione oggettiva comprendente gli elementi esistenti e quelli da ottenere sulla base degli obiettivi prefissati.
Per informazioni pratiche su come intervenire a livello normativo vi invitiamo a contattarci. Per scoprire i vantaggi derivanti dagli adeguati assetti siete invitati a seguire il webinar gratuito del 23 Aprile e compilare l’apposito questionario FMPI